Hvordan bli bedre på digitale arbeidsmøter
I Nye og Kloke Hoder jobber vi stadig for å forbedre våre digitale møter og vi ser at gode forberedelser og evaluering i ettertid gjør oss litt bedre hver dag. Her er noen av våre erfaringer så langt.
Med mange ulike digitale arbeidsmøter er det vikig å tilrettelegge i henhold til de ulike møteformene. Vi har møter som handler om å skape nye ideer og her er nøkkelen å få aktive deltakere. I møter der beslutninger skal tas er det viktig å fremme diskusjoner og motivere til løsning. Under informative møter er tydelig budskapsformidling viktig og at man tilrettelegger for refleksjon i eller etter møtet. Å bygge kultur og tilhørighet kan også gjøres digitalt og det handler kanskje om å skape rom for en uformell samtale, samt sikre åpenhet og mulighet for tilbakemeldinger. Felles for disse møteformene er behovet for å få avklart hensikten, innholdet i en agenda og hvilke forventninger som stilles til deltakerne. En forutsetning er likevel at man tilpasser formen til møtetype og møtets formål. Se derfor til at alle har en felles forståelse slik at møtet blir mest mulig produktivt.
Forbered deg!
Fasilitering av arbeidsmøter kan være krevende nok i seg selv. Når det i tillegg skal være digitalt er det desto viktigere at du har en tydelig rolle og posisjon. Det er viktig at teknikken fungerer og at prosessen er strukturert slik at man får aktive deltakere. Sett reglene og send ut informasjon i forkant av møtet slik at både du og de andre vet hva hensikten med møtet er. Det kan også være lurt å kartlegge hva som kan gjøres i forkant og om du må dele ut forberedelser til deltakerne. Se til at alle har tilgang til møtestedet og ta gjerne en kvalitetssjekk med noen kollegaer for å sikre at teknikken fungerer dersom det er eksterne involvert.
En huskeliste som er mye brukt for arbeidsmøter er I.DO.A.RR.T. Huskelisten handler om å klargjøre møtets intensjon, ønsket effekt, agenda, regler, roller og tidsbruk.
Ulike møteplattformer
For at et digitalt arbeidsmøte skal gå så plettfritt som mulig er det viktig at alle deltakerne får gode instrukser og vet hvilke verktøy som skal brukes under møtet. Verktøyene vil muligens variere og tilpasninger bør derfor gjøres i forkant av gjennomføringen. Teams, Zoom eller Whereby egner seg godt for videokonferanser og informasjonsmøter. Ved bruk av disse verktøyene har alle gode muligheter til å stemme over ting og kommentere underveis i kommentarfeltet. Verktøyene tillater deg å dele skjerm slik at du på en enkel måte kan vise presentasjoner og lignende underveis i møtet. Når man har virtuelle arbeidsmøter kan det være lurt å være oppmerksom på når man har på kamera og lyd. Dersom det er mye støy rundt deg kan det bli forstyrrende for andre og du har da muligheten til å skru av både lyd og kamera. Det er ikke like lett å ta ordet i digitale møter og dersom man bruker disse verktøyene bør møteleder involvere alle på best mulig måte.
Kreative digitale verktøy
Hvis møtet handler om å generere ideer i fellesskap finnes det flere verktøy som kan tas i bruk og som lett kan kombineres med Teams, Zoom eller Whereby. Miro og Mural er begge digitale whiteboards som alle deltakerne kan jobbe i samtidig. Her kreves det at møteleder fastsetter noen regler for bruk og forklarer deltakerne i forkant. Uansett verktøy vil det være en forutsetning at alle vet hvilke funksjoner verktøyene har og hvordan de brukes.
Lær av erfaringene
Evaluering av et digitalt arbeidsmøte kan være lett å glemme når man kobler av rett etter at møtet er ferdig. Det er likevel viktig at man innhenter tilbakemeldinger fra deltakerne i etterkant av møtet, avhengig av hvor involvert og sentral den enkelte er. Del gjerne et møtereferat som i tillegg tar for seg veien videre. Som møteleder kan det være lurt å tenke over hva som gikk bra og hva som kan gjøres bedre til neste gang. Eksempler på dette kan være lyd og teknikk, og muligheten for deltakelse. På denne måten har du allerede begynt forberedelsene til neste møte.